Kravspecifikation för ny lokal – mall och checklista
En praktisk mall för att ta fram en kravspecifikation inför sökandet efter ny lokal. Samla krav på område, storlek, budget, planlösning och funktion innan du börjar boka visningar.
Av Squarely · Publicerad
Innan du börjar boka visningar är det bra att bestämma vad lokalen faktiskt behöver klara. En enkel kravspecifikation hjälper dig att sålla bland alternativen och undvika visningar av lokaler som ändå inte passar.
Fokusera på det som är viktigt för verksamheten – inte på att skapa en perfekt lista.
Börja med verksamhetens behov
Utgå från hur lokalen ska användas i vardagen.
Fundera på:
- Hur många personer ska använda lokalen?
- Tar ni emot kunder eller besökare?
- Behöver ni mötesrum, lager, personalytor eller produktion?
- Ska varor levereras till lokalen?
- Finns särskilda krav på exempelvis ventilation, el, portar eller takhöjd?
- Behöver verksamheten kunna växa?
Bestäm område och storlek
Skriv ner vilka områden som fungerar och vilka som är möjliga alternativ.
Tänk på:
- kollektivtrafik
- parkering
- närhet till större vägar
- kunder och personal
- leveranser och transporter
Ange gärna ett spann för storleken i stället för ett exakt antal kvadratmeter.
Exempel:
Önskad yta: 250–350 m²
Planlösningen är ofta minst lika viktig som den totala ytan.
Lista de viktigaste kraven
Skriv ner vad lokalen behöver innehålla eller klara.
Det kan exempelvis vara:
- antal arbetsplatser
- mötesrum
- butiksyta
- lager
- produktionsyta
- kök eller pentry
- omklädning
- portar
- hiss
- fiber
- ventilation
- parkering
- lastmöjligheter
Ta bara med sådant som faktiskt påverkar om lokalen fungerar för verksamheten.
Sätt en budget
Bestäm både en önskad kostnadsnivå och en maximal nivå.
Räkna inte bara på grundhyran. Även drift, parkering, el, anpassningar och andra tillägg kan påverka den totala kostnaden.
Vad kostar det att hyra en lokal?
Bestäm när ni behöver flytta in
Skriv ner:
- önskat inflyttningsdatum
- senast möjliga datum
- hur mycket tid som finns för anpassningar
En lokal som är ledig direkt behöver inte vara färdig att använda direkt.
Dela upp kraven i två grupper
Måste ha
Sådant som är avgörande för att verksamheten ska fungera.
Exempel:
- minst 250 m²
- lastport
- fiber
- viss elkapacitet
Bra att ha
Sådant som är önskvärt men inte avgörande.
Exempel:
- dusch
- uteplats
- extra mötesrum
- laddplatser
Försök hålla listan över måste-krav kort. Om nästan allt är ett måste blir sökningen onödigt snäv.
Enkel mall
Verksamhet:
Vad ska lokalen användas till?
Område:
Förstahandsområde:
Alternativa områden:
Storlek:
Minsta yta:
Största yta:
Budget:
Önskad kostnad:
Maximal kostnad:
Inflyttning:
Önskat datum:
Senast möjliga datum:
Viktigaste krav:
1.
2.
3.
4.
5.
Bra att ha:
1.
2.
3.
4.
5.
Vanliga misstag
För många krav
En för detaljerad kravlista kan göra att bra alternativ sorteras bort för tidigt.
För mycket fokus på kvadratmeter
En mindre lokal med bra planlösning kan fungera bättre än en större lokal med ineffektiva ytor.
Man börjar boka visningar för tidigt
Om behoven inte är tydliga blir det svårare att avgöra vad som faktiskt är ett bra alternativ.
Sammanfattning
En kravspecifikation behöver inte vara komplicerad.
Bestäm område, storlek, budget, inflyttning och de viktigaste funktionerna. Dela sedan upp kraven i måste ha och bra att ha.
Då blir det enklare att hitta relevanta lokaler och jämföra dem på samma grunder.
