Så budgeterar du för en ny lokal

När ett företag byter lokal är hyran bara en del av kostnaden. Anpassningar, flytt, teknik, inredning och eventuell dubbelhyra kan göra att etableringen blir betydligt dyrare än den första kalkylen visar.

En bra lokalbudget bör därför innehålla både kostnaden för att komma på plats och de löpande kostnaderna när verksamheten väl har flyttat in.

Här går vi igenom de viktigaste posterna att ta med när du budgeterar för en ny lokal.

I den här guiden

• Börja med den löpande lokalkostnaden
• Räkna med kostnader för anpassning
• Glöm inte flytt, teknik och inredning
• Planera för dubbelhyra och andra övergångskostnader
• Lägg in en buffert
• Checklista för lokalbudgeten
• Vanliga frågor

Börja med den löpande lokalkostnaden

Utgå först från vad lokalen kommer att kosta när verksamheten är igång.

Förutom bashyran kan det beroende på lokal och avtal tillkomma exempelvis:

• drift och andra tillägg
• el
• värme och kyla
• vatten
• parkering
• bredband
• service och underhåll
• fastighetsrelaterade kostnader
• moms där det är aktuellt

Försök att få en så tydlig bild som möjligt av den förväntade årskostnaden, inte bara hyran per kvadratmeter.

Det gör det enklare att jämföra lokalen med andra alternativ och bedöma hur stor del av företagets löpande kostnader lokalen kommer att stå för.

Vad kostar det att hyra en lokal?

Räkna med kostnader för anpassning

Nästa fråga är vad som behöver göras innan verksamheten kan flytta in.

En lokal kan exempelvis behöva:

• målning och nya golv
• nya väggar eller rum
• belysning
• elinstallationer
• ventilation
• nätverk och IT
• kök eller personalutrymmen
• skyltning
• portar eller andra verksamhetsspecifika installationer

Ta reda på vad hyresvärden står för och vad företaget själv förväntas bekosta.

Det är också viktigt att skilja mellan sådant som är nödvändigt för att verksamheten ska fungera och sådant som främst är önskemål.

Ett nytt golv kanske kan vänta. Otillräcklig elkapacitet eller ventilation kan däremot behöva lösas innan inflyttning.

Squarelys tips: Gör två listor – “måste göras före inflyttning” och “kan göras senare”. Det gör det lättare att hålla nere den initiala investeringen.

Glöm inte flytt, teknik och inredning

Många mindre kostnader uppstår samtidigt när företaget byter lokal.

Var för sig behöver de inte vara särskilt stora, men tillsammans kan de påverka budgeten betydligt.

Ta exempelvis höjd för:

• flyttfirma eller transport
• demontering och montering
• möbler
• hyllor och förvaring
• nätverk och wifi
• dator- och telefonilösningar
• larm och passersystem
• nya skyltar
• städning
• magasinering
• adressändringar och praktiskt material

För butik, restaurang, lager och industri kan även verksamhetsspecifik utrustning bli en stor del av etableringskostnaden.

Utgå därför från hur lokalen faktiskt ska användas och gå igenom vad som måste finnas på plats första arbetsdagen.

Planera för dubbelhyra och andra övergångskostnader

Ett lokalbyte sker sällan exakt från en dag till nästa.

Företaget kan behöva tillgång till den nya lokalen innan den gamla lämnas för att hinna bygga om, installera teknik och genomföra själva flytten.

Det kan innebära en period där företaget betalar för två lokaler samtidigt.

Ta också reda på vad som behöver göras i den gamla lokalen. Det kan exempelvis finnas krav på städning, borttagning av installationer eller återställning innan lokalen lämnas.

Budgetera därför inte bara fram till inflyttningsdagen. Titta på hela övergången från den gamla lokalen till den nya.

Tänk på säkerhet och kapitalbindning

I samband med ett nytt lokalavtal kan hyresvärden begära någon form av säkerhet.

Det kan exempelvis handla om deposition, bankgaranti eller annan säkerhet beroende på avtalet.

Även om pengarna inte alltid blir en faktisk kostnad kan de påverka företagets likviditet.

Samma sak gäller större investeringar i anpassningar och inredning. Pengar som används för lokalen kan inte samtidigt användas till exempelvis personal, lager eller marknadsföring.

Det är därför klokt att skilja mellan:

löpande kostnader – sådant företaget betalar varje månad eller år

och

engångskostnader – sådant som uppstår i samband med etableringen.

Lägg in en buffert

Nästan alla lokalprojekt innehåller kostnader som är svåra att förutse exakt.

En installation kan behöva göras om. Leveransen av möbler kan kräva extra arbete. Något som såg fungerande ut på visningen kan behöva åtgärdas före inflyttning.

Lägg därför inte budgeten exakt på den nivå som offerterna visar.

Ha en rimlig reserv för oförutsedda kostnader, särskilt om lokalen behöver byggas om eller innehåller tekniska installationer som är viktiga för verksamheten.

Ju mer omfattande anpassningarna är, desto viktigare blir bufferten.

Ett enkelt sätt att bygga lokalbudgeten

Dela upp budgeten i tre delar.

1. Kostnader före inflyttning

Exempelvis:

• deposition eller annan säkerhet
• anpassningar
• inredning
• teknik
• skyltning
• flytt

2. Kostnader under övergången

Exempelvis:

• dubbelhyra
• magasinering
• flyttfirma
• återställning av tidigare lokal

3. Löpande kostnader

Exempelvis:

• hyra
• drift
• el
• parkering
• bredband
• service och andra tillägg

När kostnaderna delas upp på det sättet blir det betydligt lättare att se hur mycket kapital som behövs inför själva flytten och vad lokalen därefter kommer att kosta varje månad.

Checklista för lokalbudgeten

☐ Räkna ut bashyran per år och månad
☐ Ta reda på vilka tillägg som finns
☐ Uppskatta el och andra egna driftkostnader
☐ Lista alla nödvändiga lokalanpassningar
☐ Ta in kostnader för teknik och nätverk
☐ Budgetera för möbler och inredning
☐ Lägg in flyttkostnader
☐ Kontrollera eventuell deposition eller annan säkerhet
☐ Räkna med eventuell dubbelhyra
☐ Kontrollera kostnader för den gamla lokalen
☐ Separera engångskostnader från löpande kostnader
☐ Lägg in en buffert för oförutsedda utgifter

Vanliga misstag när man budgeterar för en ny lokal

Ett vanligt misstag är att låta hyran dominera kalkylen och underskatta etableringskostnaden.

Det är också lätt att glömma övergången mellan två lokaler eller att lägga hela budgeten på själva lokalen och lämna för lite utrymme för teknik, inredning och andra praktiska kostnader.

Ett annat misstag är att räkna med alla önskade förbättringar från dag ett. Genom att skilja på vad som är nödvändigt före inflyttning och vad som kan göras senare kan företaget minska den initiala kapitalinsatsen.

Sammanfattning

En bra lokalbudget omfattar mer än hyran.

Räkna både på den löpande kostnaden och på vad som krävs för att etablera verksamheten i lokalen. Ta med anpassningar, flytt, teknik, inredning, eventuell dubbelhyra och kostnader kopplade till den gamla lokalen.

Separera engångskostnader från löpande kostnader och lämna utrymme för oförutsedda utgifter.

Då får företaget en betydligt bättre bild av vad lokalbytet faktiskt kommer att kosta innan beslutet fattas.

Vill du först förstå hur själva lokalhyran och tilläggen fungerar kan du läsa vår guide om vad det kostar att hyra en lokal.

Vad kostar det att hyra en lokal?

Vanliga frågor om att budgetera för en ny lokal

Vilka kostnader bör ingå i en lokalbudget?

Förutom hyran bör du bland annat räkna med tillägg, drift, anpassningar, flytt, teknik, inredning och eventuella kostnader för den tidigare lokalen.

Vad är en engångskostnad vid lokalbyte?

Det kan exempelvis vara flytt, lokalanpassning, installationer, möbler eller skyltning. Dessa bör skiljas från kostnader som återkommer varje månad eller år.

Bör man budgetera för dubbelhyra?

Ja, om företaget behöver tillgång till den nya lokalen innan den gamla kan lämnas. Hur lång överlappning som behövs beror på flytten och vilka anpassningar som ska göras.

Hur mycket buffert behövs?

Det finns ingen nivå som passar alla projekt. Behovet beror framför allt på hur stora och osäkra anpassningarna är. Ju mer omfattande projektet är, desto större anledning finns att lämna marginal.

Hur jämför man budgeten för två lokaler?

Räkna på samma kostnadsposter för båda alternativen och jämför både etableringskostnaden och den löpande kostnaden över den period företaget räknar med att använda lokalen.