Hyra lokal – komplett guide för företag

Att hyra en lokal är ett stort beslut för de flesta företag. Läget påverkar verksamheten, lokalen påverkar vardagen och hyresavtalet kan innebära en betydande kostnad under flera år.

Oavsett om du letar efter kontor, butik, restaurang, lager eller industrilokal är det därför viktigt att se längre än till själva hyran. Lokalens läge, funktion, kostnader, tekniska förutsättningar och avtalsvillkor kan alla påverka om den faktiskt passar din verksamhet.

I den här guiden går vi igenom vad du bör tänka på när du ska hyra lokal – från att definiera företagets behov till att jämföra alternativ, gå på visning och granska hyresavtalet.

Börja med vad verksamheten behöver

Det första steget är inte att börja leta efter lokaler. Det är att bestämma vad lokalen behöver kunna göra för verksamheten.

Det är lätt att fastna för en lokal som ser bra ut eller ligger på rätt adress och sedan anpassa kraven efter det som finns tillgängligt. Risken är att du väljer en lokal som är attraktiv på pappret men mindre lämplig i vardagen.

Börja därför med att skilja på sådant som är krav och sådant som bara är önskemål.

Krav kan exempelvis vara:

• rätt storlek och planlösning
• ett visst geografiskt läge
• tillgänglighet för kunder eller personal
• möjlighet att bedriva den aktuella verksamheten
• tillräcklig elkapacitet
• ventilation som passar verksamheten
• lastmöjligheter eller lagerutrymme
• parkering
• möjlighet till skyltning

Önskemål kan exempelvis vara högre standard, extra bra exponering, större personalutrymmen eller möjlighet att växa inom samma fastighet.

Försök att begränsa de absoluta kraven till det som faktiskt är viktigt. Ju fler krav du sätter upp från början, desto färre alternativ får du att välja mellan.

Ett bra första steg är att skriva ner tre till fem saker som lokalen måste uppfylla.

Välj en lokal som passar verksamheten

En lokal kan vara perfekt för en verksamhet och helt fel för en annan.

Ett kontor behöver exempelvis andra förutsättningar än en restaurang, butik eller industriverksamhet. Utgå därför från hur lokalen ska användas innan du bedömer standard, utseende och läge.

Kontor

För kontor kan arbetsmiljö, planlösning, mötesrum, ljusinsläpp, ljudmiljö och kommunikationer vara viktiga faktorer.

Butik

För en butik kan kundflöden, synlighet, skyltfönster, entré, skyltmöjligheter och tillgänglighet väga tungt.

Restaurang

En restaurang kan ha särskilda krav på exempelvis ventilation, kök, fettavskiljning, avfallshantering och varuleveranser. En lokal som tidigare fungerat som restaurang är inte automatiskt lämplig för en ny verksamhet utan att förutsättningarna kontrolleras.

Lager och industri

För lager- och industrilokaler kan takhöjd, portstorlek, lastmöjligheter, markyta, bärighet och tillgång till transportleder vara viktigare än lokalens ytskikt.

Rätt lokal är alltså inte nödvändigtvis den finaste lokalen. Det är den som fungerar för verksamheten.

Läget ska stödja verksamheten

Läget är en av de faktorer som är svårast att ändra efter att du har flyttat in.

Vad som är ett bra läge beror däremot på vad företaget gör.

En butik kan behöva synlighet och mycket kundtrafik. Ett kontor kan värdera bra kollektivtrafik och enkel pendling. Ett lager kan i stället behöva närhet till större vägar och effektiva transportmöjligheter.

Fundera därför på:

• Var finns kunderna?
• Var bor eller arbetar personalen?
• Hur enkelt är det att ta sig till lokalen?
• Finns kollektivtrafik?
• Finns parkering?
• Hur ser kund- eller gångflöden ut?
• Finns relevanta verksamheter eller konkurrenter i området?
• Är läget fortfarande lämpligt om företaget växer?

Ett centralt eller välkänt område är inte automatiskt det bästa valet. Det bästa läget är det som ger verksamheten rätt förutsättningar.

Räkna på den totala kostnaden

En av de vanligaste fallgroparna när företag hyr lokal är att jämföra lokaler utifrån den annonserade hyran.

Den faktiska kostnaden kan vara betydligt högre.

Utöver hyran kan det exempelvis tillkomma kostnader för:

• drift
• el
• värme
• vatten
• fastighetsskatt eller andra vidaredebiterade kostnader
• städning
• bredband
• parkering
• service och underhåll
• anpassningar och ombyggnationer

Vilka kostnader som tillkommer beror på lokalen och avtalet. Därför är det viktigt att fråga vad som faktiskt ingår i hyran och vad som tillkommer.

När du jämför två lokaler bör du därför räkna på den förväntade totalkostnaden i stället för att bara jämföra bashyran.

För en djupare genomgång av vad som kan ingå i kostnaden kan du läsa vår guide om vad det kostar att hyra en lokal.

Jämför lokaler på samma grunder

När du har hittat flera intressanta alternativ är det lätt att gå på magkänsla.

Försök i stället att jämföra dem utifrån samma kriterier.

Det gör det lättare att upptäcka skillnader som inte är uppenbara vid första anblick.

En lokal med något högre hyra kan exempelvis vara mer kostnadseffektiv om den kräver mindre anpassning eller ger bättre förutsättningar för verksamheten.

Förbered dig inför visningen

En visning handlar inte bara om att känna efter om lokalen känns rätt. Använd den för att kontrollera sådant som är svårt att bedöma från en annons eller bilder.

Titta bland annat på:

• lokalens faktiska skick
• planlösningen
• ljusinsläpp
• ljudmiljö
• ventilation
• el och teknisk kapacitet
• toaletter och personalutrymmen
• entré och tillgänglighet
• lastmöjligheter
• parkering
• skyltmöjligheter
• behov av renovering eller anpassning

Tänk också på hur lokalen fungerar under en vanlig arbetsdag.

Hur kommer kunder in? Var kommer personalen att arbeta? Hur levereras varor? Var står utrustning? Finns det tillräckligt med förvaring?

Squarelys tips: Ta bilder och anteckningar under visningen och använd samma checklista för varje lokal. Då blir det enklare att jämföra alternativen efteråt.

För en mer detaljerad genomgång av vad du bör kontrollera på plats, läs vår checklista inför visning av lokal.

Kontrollera att verksamheten kan bedrivas i lokalen

Att en lokal ser ut att passa verksamheten betyder inte automatiskt att alla förutsättningar är uppfyllda.

Beroende på verksamhet kan det finnas krav eller frågor kring exempelvis:

• användning av lokalen
• tillstånd
• brandskydd
• ventilation
• tillgänglighet
• livsmedelshantering
• buller
• installationer
• skyltning
• lastning och transporter
• bygglov eller andra myndighetskrav

Det är särskilt viktigt för verksamheter med specifika tekniska eller myndighetsrelaterade krav.

Utgå inte heller från att en tidigare hyresgästs verksamhet automatiskt innebär att din verksamhet kan bedrivas på samma sätt.

Om du är osäker på vilka krav som gäller för just din verksamhet bör du kontrollera detta med relevant myndighet eller sakkunnig innan du skriver under.

Läs hyresavtalet innan du skriver under

När du hittat rätt lokal blir hyresavtalet nästa viktiga steg.

Avtalet reglerar bland annat vad du hyr, vad du ska betala och vilka skyldigheter du respektive hyresvärden har.

Läs särskilt noggrant:

• hyrestid
• uppsägningstid
• hyra
• eventuell indexering
• vilka driftkostnader som tillkommer
• ansvar för underhåll och reparationer
• användningen av lokalen
• ombyggnader och anpassningar
• eventuell säkerhet eller deposition
• regler kring överlåtelse eller andrahandsuthyrning
• vad som gäller när avtalet upphör

För en mer detaljerad genomgång av vad företag bör kontrollera innan de skriver under, läs vår guide till lokalhyresavtal.

För lokalhyresavtal finns särskilda regler i 12 kap. jordabalken. Lokalhyresgäster har bland annat ett indirekt besittningsskydd, vilket skiljer sig från det skydd som normalt gäller vid bostadshyra. Det indirekta besittningsskyddet kan under vissa förutsättningar ge rätt till ersättning när hyresförhållandet upphör.

Vid juridisk osäkerhet kring ett avtal bör du ta hjälp av jurist eller annan kvalificerad rådgivare.

Tänk längre än inflyttningen

En lokal ska inte bara fungera den dag du flyttar in.

Om verksamheten växer, förändras eller får andra behov kan lokalen se annorlunda ut om två eller fem år.

Fundera därför på:

• Kommer lokalen fortfarande vara tillräckligt stor?
• Finns möjlighet att anpassa lokalen?
• Kan verksamheten växa utan att du behöver flytta?
• Hur lång är hyrestiden?
• När måste avtalet sägas upp?
• Hur kan kostnaden förändras under hyresperioden?
• Vad händer med investeringar och anpassningar när avtalet upphör?

För lokalhyresavtal är uppsägningstiderna särskilt viktiga. För avtal som gäller på obestämd tid är huvudregeln nio månader, om inte längre uppsägningstid har avtalats. För tidsbestämda lokalhyresavtal beror uppsägningstiden bland annat på avtalets längd och vad parterna har avtalat.

Vanliga misstag när företag hyr lokal

Man tittar bara på hyran

En låg bashyra innebär inte automatiskt låg totalkostnad.

Man väljer lokalen innan man definierat behoven

Det är lätt att anpassa kraven efter den första attraktiva lokalen man hittar.

Man underskattar anpassningskostnader

Ombyggnationer, installationer och andra anpassningar kan påverka kalkylen betydligt.

Man kontrollerar inte lokalens förutsättningar

En lokal behöver fungera både praktiskt och för den verksamhet som ska bedrivas där.

Man läser avtalet för sent

Viktiga villkor bör vara tydliga innan du bestämmer dig för lokalen.

Man tänker bara på de första åren

En lokal som fungerar idag behöver inte vara rätt när företaget växer.

Checklista – innan du hyr lokal

• ☐ Definiera verksamhetens viktigaste krav
• ☐ Kontrollera att läget passar kunder och personal
• ☐ Räkna på den totala kostnaden
• ☐ Kontrollera vad som ingår i hyran
• ☐ Undersök lokalens tekniska förutsättningar
• ☐ Kontrollera att lokalen passar verksamheten
• ☐ Dokumentera lokalens skick vid visningen
• ☐ Jämför flera relevanta alternativ
• ☐ Kontrollera hyrestid och uppsägning
• ☐ Läs igenom övriga viktiga avtalsvillkor
• ☐ Ta juridisk hjälp om du är osäker på avtalet

Sammanfattning

Att hyra lokal handlar om mer än att hitta en bra adress och komma överens om en hyra.

Börja med verksamhetens behov och använd dem som utgångspunkt när du bedömer lokaler. Titta sedan på läge, funktion, total kostnad och möjligheten att använda och anpassa lokalen på det sätt verksamheten kräver.

När du hittat ett alternativ som verkar rätt bör du jämföra det med andra lokaler och gå igenom både lokalens förutsättningar och hyresavtalets villkor innan du bestämmer dig.

En bra lokal är inte nödvändigtvis den billigaste eller mest attraktiva på pappret. Det är den som ger företaget rätt förutsättningar till en rimlig total kostnad.

Letar du efter en lokal? På Squarely kan du hitta och jämföra kommersiella lokaler för olika typer av verksamheter.

Vanliga frågor om att hyra lokal

Vad kostar det att hyra en lokal?

Kostnaden beror bland annat på lokalens läge, storlek, typ och standard. Utöver hyran kan det tillkomma exempelvis drift, el, värme, fastighetsskatt och kostnader för anpassningar. Vad som ingår bör framgå av hyresavtalet.

Hur lång uppsägningstid har man på en lokal?

Det beror bland annat på om avtalet gäller tills vidare eller för bestämd tid och vad som har avtalats. För lokalhyresavtal som gäller på obestämd tid är huvudregeln nio månader, om inte längre uppsägningstid har avtalats. För tidsbestämda avtal varierar uppsägningstiden beroende på avtalets längd och övriga villkor.

Vad ska man tänka på innan man skriver på ett lokalhyresavtal?

Framför allt bör du förstå hyran och övriga kostnader, hyrestiden, uppsägningstiden, ansvar för underhåll och anpassningar samt vilka regler som gäller för användningen av lokalen.

Kan man förhandla om hyran på en lokal?

Hyra och andra avtalsvillkor kan i många fall förhandlas mellan hyresvärd och hyresgäst. Vad som är möjligt beror på situationen och på vilka villkor parterna kommer överens om.

Har man besittningsskydd när man hyr en lokal?

Lokalhyresgäster har ett indirekt besittningsskydd, vilket skiljer sig från det direkta besittningsskydd som normalt gäller för bostadshyresgäster. Det kan under vissa förutsättningar innebära rätt till ersättning om hyresförhållandet upphör.

Kan man bygga om en hyrd lokal?

Det beror på hyresavtalet, lokalen och vilka förändringar som ska göras. Större ombyggnader eller installationer bör inte genomföras utan att ansvar och eventuella tillstånd är klarlagda.

Hur hittar man rätt lokal för sitt företag?

Börja med verksamhetens krav och prioritera därefter läge, storlek, funktion och ekonomi. Att jämföra flera relevanta lokaler på samma grunder gör det enklare att fatta ett välgrundat beslut.