Så väljer du rätt lokal för ditt företag

En praktisk guide för företag som ska välja lokal. Gå igenom läge, storlek, kostnader, planlösning och andra viktiga faktorer innan du jämför och bestämmer dig.

Att välja lokal påverkar betydligt mer än företagets adress. Lokalen påverkar hur verksamheten fungerar i vardagen, hur kunder och medarbetare tar sig dit, vilka kostnader företaget får och vilka möjligheter det finns att växa eller förändras framöver.

Det är därför klokt att börja med verksamhetens behov – inte med vilka lokaler som råkar vara lediga. En attraktiv adress, låg hyra eller nyrenoverade ytor kan vara lockande, men säger inte alltid något om hur bra lokalen faktiskt fungerar för företaget.

I den här guiden går vi igenom hur du kan välja rätt lokal steg för steg och vad som är viktigast att jämföra innan du bestämmer dig.

I den här guiden

• Börja med verksamhetens behov
• Välj läge utifrån hur verksamheten fungerar
• Bedöm rätt storlek och planlösning
• Välj en lokaltyp som passar verksamheten
• Räkna på hela kostnaden
• Kontrollera praktiska och tekniska förutsättningar
• Tänk på framtida behov
• Jämför flera lokaler på samma grunder
• Vanliga misstag när företag väljer lokal
• Checklista innan du väljer lokal
• Sammanfattning
• Vanliga frågor om att välja rätt lokal

Börja med verksamhetens behov

Det första steget är att bestämma vad lokalen faktiskt behöver kunna göra för verksamheten.

Fundera på hur en vanlig arbetsdag ser ut. Hur många personer ska använda lokalen? Tar ni emot kunder? Behöver varor levereras? Finns särskilda krav på lager, ventilation, el, portar, skyltning eller tillgänglighet?

Skilj sedan mellan krav och önskemål.

Ett kontor kanske måste ligga nära kollektivtrafik och ha plats för 20 medarbetare, medan takterrass och representativ entré är sådant som är positivt men inte avgörande.

En butik kan behöva bra exponering och tydlig entré. Ett lagerföretag kan i stället vara beroende av portar, lastmöjligheter och närhet till större vägar.

Försök att identifiera tre till fem krav som lokalen absolut måste uppfylla. Det gör det betydligt enklare att sortera bort alternativ som egentligen inte passar.

Squarelys tips: Skriv ner kraven innan du börjar jämföra lokaler. Då minskar risken att första intrycket får styra mer än verksamhetens faktiska behov.

Välj läge utifrån hur verksamheten fungerar

Det finns inget läge som är bäst för alla företag.

För en butik eller restaurang kan synlighet, kundflöden och närhet till andra verksamheter vara avgörande. Ett kontor kan prioritera kollektivtrafik och enkel pendling. För lager och industri kan tillgång till större vägar, lastning och effektiva transporter väga betydligt tyngre än ett centralt läge.

Utgå därför från vilka som behöver ta sig till lokalen:

• kunder
• personal
• leverantörer
• transporter
• samarbetspartners

Titta också på området vid rätt tidpunkt. Ett handelsområde kan fungera helt olika under vardag, kväll och helg. Ett kontorsläge som ser enkelt ut på kartan kan innebära långa byten för en stor del av personalen.

Fundera även på sådant som parkering, cykelmöjligheter, kollektivtrafik och hur lätt adressen är att hitta.

Ett centralt läge är inte automatiskt ett bra läge. Rätt läge är det som ger verksamheten rätt förutsättningar.

Bedöm rätt storlek och planlösning

Antalet kvadratmeter säger inte hela sanningen om en lokal.

Två lokaler på 300 kvadratmeter kan fungera helt olika beroende på planlösning, takhöjd, antal våningsplan, pelare, entréer och hur stor del av ytan som faktiskt går att använda effektivt.

För ett kontor kan en bra planlösning innebära att fler arbetsplatser och mötesrum får plats på mindre yta. En butik kan behöva en stor sammanhängande försäljningsyta. Ett lager kan vara mer beroende av takhöjd och volym än av själva golvytan.

Undvik både för liten och onödigt stor lokal.

En för liten lokal kan snabbt bli ett hinder om företaget växer. En för stor lokal innebär att företaget betalar för yta som inte används.

Tänk därför både på dagens behov och på vad som sannolikt händer de närmaste åren.

Välj en lokaltyp som passar verksamheten

Olika verksamheter behöver olika saker av en lokal.

För kontor är planlösning, ljus, ljudmiljö, mötesrum och kommunikationer ofta centrala. Det viktiga är inte bara hur många kvadratmeter lokalen har, utan hur många effektiva arbetsplatser som faktiskt ryms och hur väl ytan fungerar i vardagen.

För butiker spelar kundflöden, exponering, skyltfönster, entré och lager stor roll. En bra adress innebär inte automatiskt ett bra butiksläge – det avgörande är hur människor faktiskt rör sig på platsen och hur synlig lokalen är.

För restauranger behöver du bland annat kontrollera ventilation, kök, avfallshantering, leveranser och andra tekniska förutsättningar. Att lokalen tidigare har använts som restaurang betyder inte automatiskt att den passar den verksamhet du planerar.

För lager är portar, takhöjd, lastmöjligheter, transportläge och markytor ofta viktigare än lokalens utseende. Rätt antal kvadratmeter kan fortfarande vara fel om lokalen är ineffektivt utformad för verksamhetens flöden.

För industriverksamhet kan elkapacitet, golvets bärighet, ventilation, logistik och möjligheten att använda lokalen på rätt sätt vara avgörande. Tekniska brister kan vara både svåra och kostsamma att åtgärda i efterhand.

Det är därför bättre att utgå från hur verksamheten faktiskt fungerar än från hur lokalen marknadsförs.

Vill du läsa mer om skillnaderna mellan olika alternativ kan du läsa vår guide om olika typer av kommersiella lokaler.

För vissa verksamheter finns dessutom särskilda frågor att ta hänsyn till.

Räkna på hela kostnaden

Jämför inte lokaler enbart utifrån hyran i annonsen.

Den verkliga kostnaden kan även påverkas av exempelvis drift, el, värme, vatten, fastighetsskatt, parkering, service, underhåll och andra tillägg.

Dessutom kan lokalen behöva anpassas innan verksamheten kan flytta in.

Det kan vara relativt enkla förändringar som nya ytskikt och innerväggar, men också större investeringar i ventilation, el, kök, portar eller andra tekniska installationer.

Tänk exempelvis på två lokaler där lokal A har lägre hyra men kräver omfattande anpassningar, medan lokal B kostar mer per månad men i princip är inflyttningsklar. Lokal A är då inte nödvändigtvis det billigare alternativet.

Försök därför att uppskatta företagets totala lokalkostnad, inte bara bashyran.

För en mer omfattande genomgång av kostnader och själva hyresprocessen kan du läsa vår guide om att hyra lokal.

Hyra lokal – komplett guide för företag

Kontrollera praktiska och tekniska förutsättningar

En lokal kan se perfekt ut på bilder men fungera betydligt sämre i verkligheten.

Använd därför visningen till att kontrollera sådant som är svårt att bedöma från annonsen.

Titta bland annat på planlösning, skick, ljusinsläpp, ljudmiljö, ventilation, el, entréer, toaletter, personalutrymmen, tillgänglighet, parkering och möjligheter till leveranser.

För lager och industri kan portarnas mått, takhöjd, lastytor och markförhållanden vara avgörande. För restauranger och andra verksamheter med höga tekniska krav kan ventilation, installationer och användningen av lokalen behöva undersökas särskilt noggrant.

Fundera också konkret på hur en vanlig arbetsdag kommer fungera.

Var kommer kunderna in? Hur kommer leveranserna fram? Var ska personalen arbeta? Var förvaras varor eller utrustning? Finns det flaskhalsar i lokalen?

Kontrollera dessutom att lokalen får användas för verksamheten du planerar att bedriva där. Beroende på verksamhet och vilka förändringar som ska göras kan det finnas krav på exempelvis tillstånd, bygglov eller andra godkännanden.

Om en teknisk eller myndighetsrelaterad förutsättning är avgörande bör den kontrolleras innan företaget binder sig till lokalen.

För ett mer detaljerat stöd inför lokalbesöket kan du använda vår checklista inför visning.

Checklista inför visning

Tänk på framtida behov

Lokalen behöver inte bara fungera på inflyttningsdagen.

Fundera på vad som kan hända under den tid företaget sannolikt kommer att vara kvar.

Ska ni anställa fler? Behöver verksamheten mer lager? Kan nya arbetssätt förändra lokalbehovet? Finns möjlighet att bygga om eller hyra ytterligare yta i samma fastighet?

Det betyder inte att företaget alltid bör välja en större lokal än det behöver. Det viktiga är snarare att förstå hur mycket flexibilitet som finns.

Ett mindre företag kan exempelvis föredra en lokal där ytterligare rum eller ytor kan hyras senare framför att från början betala för hundratals oanvända kvadratmeter.

Samma resonemang gäller hyresavtalet. En lång hyrestid kan ge stabilitet men samtidigt minska flexibiliteten om verksamheten förändras snabbt.

Läs därför villkoren ordentligt innan beslutet fattas.

Lokalhyresavtal – komplett guide för företag

Jämför flera lokaler på samma grunder

När du har hittat några intressanta alternativ bör du jämföra dem utifrån samma kriterier.

Utgå från kravlistan du tog fram i början.

Du kan exempelvis jämföra:

• läge
• total kostnad
• användbar yta
• planlösning
• tekniska förutsättningar
• behov av anpassningar
• tillgänglighet
• möjlighet att växa
• avtalsvillkor

Ett enkelt sätt är att ge varje lokal ett betyg från ett till fem på de faktorer som är viktigast för företaget.

Det behöver inte bli en avancerad kalkyl. Syftet är att synliggöra skillnaderna.

Ett kontor med något högre hyra kan exempelvis vara ett bättre alternativ om medarbetarna får betydligt enklare resväg, planlösningen kräver mindre yta och lokalen inte behöver byggas om.

På samma sätt kan ett lager längre från centrum vara ett bättre val om logistiken blir enklare och transportkostnaderna minskar.

Squarelys tips: Försök att jämföra minst några relevanta alternativ innan du fattar beslut. Det ger både bättre förståelse för marknaden och ett bättre underlag när du diskuterar villkor med hyresvärden.

Vanliga misstag när företag väljer lokal

Man börjar söka innan kraven är tydliga

När kraven inte är definierade är det lätt att låta utbudet styra beslutet.

Man lägger för stor vikt vid första intrycket

En snygg lokal kan fortfarande ha fel planlösning, dålig logistik eller höga kostnader.

Man tittar bara på bashyran

Tillägg, drift och anpassningar kan förändra kalkylen betydligt.

Man fokuserar på kvadratmeter i stället för användbar yta

En mindre, effektiv lokal kan fungera bättre än en större lokal med dålig planlösning.

Man kontrollerar tekniska krav för sent

Ventilation, el, portar eller andra installationer kan bli dyra eller ibland omöjliga att ändra.

Man väljer bara efter dagens behov

Ett lokalbyte är ofta tidskrävande och kostsamt. Det är därför klokt att även väga in företagets sannolika utveckling.

Man granskar avtalet först när beslutet redan är fattat

Avtalsvillkoren är en del av själva lokalvalet och bör vägas in innan företaget bestämmer sig.

Checklista innan du väljer lokal

☐ Definiera företagets tre till fem viktigaste krav

☐ Skilj på krav och önskemål

☐ Kontrollera läget för kunder, personal och leveranser

☐ Bedöm den användbara ytan – inte bara antalet kvadratmeter

☐ Kontrollera att planlösningen fungerar för verksamheten

☐ Räkna på den totala kostnaden

☐ Ta reda på vilka anpassningar som behövs

☐ Kontrollera tekniska förutsättningar

☐ Kontrollera att lokalen kan användas för verksamheten

☐ Bedöm hur företagets behov kan förändras

☐ Jämför flera lokaler på samma grunder

☐ Läs igenom viktiga avtalsvillkor innan beslut

Sammanfattning

Rätt lokal är inte nödvändigtvis den billigaste, största eller mest representativa. Det är den lokal som bäst stödjer verksamheten till en rimlig total kostnad.

Börja därför med företagets faktiska behov. Bedöm sedan läge, användbar yta, planlösning, ekonomi, tekniska förutsättningar och framtida flexibilitet.

När du har hittat några relevanta alternativ bör du jämföra dem på samma grunder och kontrollera både lokalen och avtalsvillkoren innan du bestämmer dig.

På Squarely kan du söka och jämföra kommersiella lokaler för olika typer av verksamheter.

Vanliga frågor om att välja rätt lokal

Hur väljer man rätt lokal för sitt företag?

Börja med att definiera de krav verksamheten faktiskt har. Jämför därefter relevanta lokaler utifrån bland annat läge, användbar yta, planlösning, total kostnad, tekniska förutsättningar och möjlighet att växa.

Vad är viktigast när man väljer lokal?

Det beror på verksamheten. En butik kan vara beroende av kundflöden medan ett lager behöver bra transportmöjligheter. Identifiera därför vilka faktorer som direkt påverkar hur verksamheten fungerar.

Hur stor lokal behöver företaget?

Utgå från dagens behov men ta även hänsyn till sannolik utveckling under hyrestiden. Bedöm framför allt hur mycket av ytan som faktiskt går att använda effektivt.

Ska man välja den billigaste lokalen?

Inte automatiskt. Jämför den totala kostnaden inklusive tillägg och anpassningar. En lokal med högre hyra kan ibland vara mer ekonomisk om den fungerar bättre och kräver mindre investeringar.

Vad ska man kontrollera på en lokalvisning?

Kontrollera bland annat planlösning, skick, ljus, ljudmiljö, ventilation, el, tillgänglighet, entréer, personalutrymmen och de tekniska förutsättningar som är viktiga för verksamheten.

Hur många lokaler bör man jämföra?

Det finns inget bestämt antal, men försök att jämföra flera relevanta alternativ. Det gör det lättare att förstå marknaden och bedöma vad företaget faktiskt får för hyran.

Hur vet man om lokalen får användas för verksamheten?

Det beror på lokalen, verksamheten och vilka förändringar som ska göras. Vid osäkerhet bör förutsättningarna kontrolleras med fastighetsägaren och vid behov relevant myndighet eller sakkunnig innan avtal tecknas.