Så hittar du rätt kontor för ditt företag

Rätt kontor ska fungera både för verksamheten och för människorna som använder det varje dag. Läget, planlösningen, arbetsmiljön och möjligheten att växa spelar ofta större roll än hur representativ lokalen känns vid första intrycket.

Här går vi igenom vad som är viktigast att tänka på när du letar efter kontor till företaget.

I den här guiden

• Börja med hur företaget arbetar
• Välj rätt läge
• Bedöm planlösning och storlek
• Kontrollera arbetsmiljön
• Tänk på framtida behov
• Jämför flera kontor
• Vanliga misstag
• Vanliga frågor om kontorslokaler

Börja med hur företaget arbetar

Innan du börjar jämföra kontor bör du fundera på hur lokalen faktiskt ska användas.

Hur många personer arbetar på plats samtidigt? Behöver ni många mötesrum? Arbetar medarbetarna främst individuellt eller tillsammans? Tar ni ofta emot kunder eller andra besökare?

Ett företag med många digitala möten kan behöva flera mindre samtalsrum, medan ett annat företag kan prioritera större gemensamma ytor.

Utgå därför från verksamhetens arbetssätt innan du bestämmer hur många kvadratmeter ni behöver.

Så väljer du rätt lokal.

Välj rätt läge

För ett kontor handlar läget ofta om tillgänglighet för personal och kunder.

Bra kollektivtrafik kan göra det enklare att rekrytera och behålla medarbetare. För företag där många kör bil kan parkering vara viktigare.

Fundera bland annat på:

• kollektivtrafik
• restid för medarbetarna
• parkering och cykelmöjligheter
• närhet till lunchrestauranger och annan service
• hur enkelt kunder och besökare hittar dit
• områdets karaktär och företagets behov av representation

Ett centralt kontor är inte automatiskt det bästa alternativet. Ett något mindre centralt läge kan ibland ge mer yta, bättre parkering och lägre kostnad utan att göra vardagen sämre.

Bedöm planlösning och storlek

Titta inte bara på lokalens totala antal kvadratmeter.

En effektiv planlösning kan göra att ett mindre kontor fungerar bättre än en större lokal med mycket korridorer eller svårmöblerade ytor.

Kontrollera hur mycket plats som finns för:

• arbetsplatser
• mötesrum
• samtalsrum
• kök och pausytor
• förvaring
• reception eller väntplats
• eventuella projekt- eller teamytor

Fundera också på om ytorna går att förändra om verksamheten utvecklas.

Squarelys tips: Försök skissa in ungefär hur ni skulle använda lokalen innan ni bestämmer er. Det gör det lättare att se om ytan faktiskt fungerar.

Kontrollera arbetsmiljön

Ett kontor kan se bra ut på bilder men ändå fungera dåligt under en vanlig arbetsdag.

På visningen bör du därför kontrollera sådant som:

Ljus

Finns tillräckligt med dagsljus där människor ska arbeta?

Ljud

Hur lyhört är kontoret? Finns trafik, ventilation eller andra verksamheter som kan störa?

Ventilation och temperatur

Fråga hur ventilation, värme och eventuell kyla fungerar, särskilt om många personer ska arbeta i samma yta.

Möjlighet till koncentration

Öppna kontorsytor kan fungera bra, men det bör finnas möjlighet att hålla möten och telefonsamtal utan att störa andra.

Gemensamma ytor

Kök, toaletter, mötesrum och sociala ytor påverkar hur kontoret fungerar mer än man kanske tänker på vid första visningen.

Vill du ha en mer komplett lista över vad du bör kontrollera på plats kan du använda vår checklista inför visning.

Checklista inför visning.

Tänk på framtida behov

Kontoret ska helst fungera under hela den period företaget planerar att vara där.

Om ni räknar med att växa kan det därför vara klokt att undersöka:

• om fler arbetsplatser kan skapas
• om planlösningen går att förändra
• om det finns ytterligare ytor i fastigheten
• om vissa arbetsplatser kan delas eller användas flexibelt

Samtidigt är det sällan ekonomiskt att hyra stora mängder tom yta bara för att företaget kanske växer längre fram.

För mindre eller snabbt föränderliga företag kan coworking eller flexibla kontor vara ett alternativ till en traditionell kontorslokal.

Olika typer av kommersiella lokaler- Vilken passar ditt företag?

Jämför flera kontor

När du hittat några intressanta kontor är det bra att jämföra dem utifrån samma kriterier.

Titta exempelvis på:

• hur bra läget fungerar för personal och kunder
• restid och kommunikationer
• hur effektiv planlösningen är
• arbetsmiljö, ljus och ljudnivå
• antal mötesrum och gemensamma ytor
• möjlighet att växa eller förändra lokalen
• den totala kostnaden

Försök att bedöma varje lokal på samma sätt. Det gör det lättare att se vilket alternativ som faktiskt fungerar bäst för verksamheten, i stället för att låta första intrycket avgöra.

En lokal med högre hyra kan ändå vara det bättre valet om läget fungerar bättre, ytan används mer effektivt eller behovet av anpassningar är mindre.

För en djupare genomgång av kostnader kan du läsa vår guide om vad det kostar att hyra en lokal.

Vad kostar det att hyra en lokal?

Vanliga misstag när företag väljer kontor

Man räknar bara kvadratmeter

Hur ytan är fördelad är ofta viktigare än totalytan.

Man underskattar ljudmiljön

Ett öppet och luftigt kontor kan bli svårt att arbeta i om akustiken är dålig.

Man väljer läge utan att tänka på personalen

En attraktiv adress hjälper inte om stora delar av teamet får betydligt längre restid.

Man har för få mötes- och samtalsrum

Det märks ofta först när verksamheten flyttat in.

Man hyr för mycket yta

Tomma arbetsplatser och rum kostar pengar varje månad.

Man tänker inte på förändring

Företaget kan arbeta annorlunda om några år än det gör idag.

Sammanfattning

Ett bra kontor handlar om mer än adress och antal kvadratmeter.

Utgå från hur företaget arbetar, hur medarbetarna tar sig till jobbet och vilka ytor som faktiskt behövs. Bedöm sedan planlösning, arbetsmiljö, flexibilitet och total kostnad.

När du jämför flera kontor på samma grunder blir det lättare att se vilket alternativ som faktiskt ger verksamheten bäst förutsättningar.

På Squarely kan du söka bland lediga kontorslokaler och jämföra olika alternativ.

Vanliga frågor om att hitta rätt kontor

Hur stort kontor behöver ett företag?

Det beror på antal medarbetare, arbetssätt och vilka gemensamma ytor som behövs. Bedöm hur kontoret faktiskt ska användas i stället för att enbart utgå från ett visst antal kvadratmeter per person.

Vad är viktigast när man väljer kontor?

Läge, planlösning, arbetsmiljö, kommunikationer och total kostnad är ofta de viktigaste faktorerna.

Är öppet kontorslandskap bättre än egna rum?

Det beror på verksamheten. Öppna ytor kan ge flexibilitet och samarbete, men företag med mycket samtal eller koncentrationsarbete kan behöva fler separata rum.

Hur viktigt är läget för ett kontor?

Läget påverkar bland annat personalens resväg, rekrytering och tillgänglighet för kunder. Hur viktigt ett centralt läge är varierar mellan olika företag.

Ska man välja ett större kontor för att kunna växa?

Viss flexibilitet är bra, men det är sällan ekonomiskt att betala för stora mängder oanvänd yta. Bedöm hur sannolik tillväxten är och om lokalen går att anpassa över tid.